エンジョイライフ

これからの人生をもっとエンジョイするためのお役立ちサイト

コラム

ビジネスメールの書き方 件名、宛名、返信 マナーもこれで大丈夫!

投稿日:

仕事や子供の学校関係など電話よりもメールが
当たり前の時代になりました。

メールでやりとりするにあたって
こんな書き方でいいのかと悩んだり
迷ったりということがあると思います。

ビジネスメールで相手に失礼のないようなメールの書き方について
中川路亜紀さんがラジオで話されていました。

<スポンサーリンク>



ビジネスメールの書き方 件名

例えば、○○さんと打ち合わせがしたいというメールを送りたい場合

件名:打ち合わせの件

で、送信したとします。
相手の受信箱に入っていることを想像してみましょう。

打ち合わせをたくさんしている人にとっては、
『打ち合わせの件』ということでは、
誰からどんな用件なのかがすぐにはわかりませんよね。

中を開いてみればわかりますが、開ける前に
『あっこれはアレだな』と分かった方が仕事がサクサク進みます。

わかりやすい件名の書き方

【○○】打ち合わせの件
すぐわかるキャッチを頭の部分につけておくとわかりやすいです。

例えば、【10月新発売】打ち合わせの件、【2月懇親会】打ち合わせの件
【○○企画】打ち合わせの件

他にも【訂正】【要返信】【おわび】など
【至急】 【緊急】
メールすべてにおいて至急なので
よっぽどの緊急事態の時につけるようにしましょう。
【重要】
PRメールでも重要がついてくるので、
あまりつけない方がいいです。
おまけに、どのメールも重要なのにあつかましく思われてしまいます。
【御礼】
「ありがとうございます」を件名に入れるとそれだけでは
何の事だかわかりません。
【御礼】のあとに、具体的に書くようにしましょう。
【お願い】
経理の担当者あてに、請求書、領収書お願いします と
書いてしまうと、経理担当者の方はそういうメールばかりで大変です。

【 】で最後に社名を入れたり、部署を入れたりすることで
一気にわかりやすくなります。

 

 

返信の返信の件名

同じタイトルで何度もやりとりしていると
Re:○○  となってしまいます。
この場合は、件名は変えずにそのまま続けた方がいいです。

後で検索したときに、件名をかえてしまうと
流れが追えなくなってしまいます。

同じ用件は、同じ件名が原則です。

ただし、進行していくと

件名 + (案)
件名 + (最終案)
件名 + (決定)

と変えていきましょう。
相手のメールボックスで迷惑をかけないようにしましょう。
このようにメールを送信する場合は、
相手の受信箱でどういう状況にあるかを想像することが大事です。

 

ビジネスメールの書き方 宛名

最近では、○○様を平仮名で○○さまと書く人が増えてきました。
以前であれば、これはイレギュラー。
今は親しみを込めて○○さまと平仮名で書く人が多いです。

初めての方や著名な方に親しげに○○さまと書いてしまうと
慣れ慣れしすぎます。
気心が知れてから、平仮名でのさまを書くようにしましょう。

敬称の書き方

その人を敬っている言い方には、先生 各位などがあります。
先生様、社長様、お取引各位様は、重複敬称といってマナーとしてはおかしいです。

この場合は、

□□学校 校長 ○○様

□□株式会社 △△部 課長 ○○様

と、肩書や役職を前に出して、名前を最後に書くようにしましょう。

同じ人と何度もやりとりをするようになれば
肩書を省いて、○○様と名前だけにしていってもいいです。

社名を入れるのであれば、株式会社や有限会社は
しっかり書くようにしましょう。
(株)や(有)は絶対してはいけません。

 

ビジネスメールの書き方 返信 引用

返信をする際に、いままでの履歴をそのまま自動的に
送るというソフトが多いですよね。

この返信引用を削って送る方がいますが
同じ用件に関してやりとりするなら、あった方が便利です。

返信引用を消す場合

今までやりとりしていたメンバー以外の人に
新たに送信する場合は、それまでの返信引用は
消しましょう。これはマナーです。

返信引用の使い方

返信引用の中の質問に答えたいときは
用件だけを先に引用して答えて
元の文章は下につけるようにしましょう。

<スポンサーリンク>



ビジネスメールの書き方 件名、宛名、返信 マナーもこれで大丈夫!
いかがでしたか。

メールを書いて送ることにばかり頭を使っていましたが
相手のメールボックスに入った後のことを想像して
メールを書くようにすると件名もかわってきますよね。

相手のことを思いやって書くようにすると、お互いにいい関係が
築いていけると思います。

-コラム
-

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

意外と知らない洗濯の仕方&クリーニングのお得な使い方

そろそろ衣替えの季節ですね。 冬物衣料を一度にクリーニングに出すとなると結構な出費になります。 自分でできるところはやって、あとはクリーニング屋さんにお願いするというお得な方法があるんです。 それは一 …

服選びのコツ。お尻、二の腕、ウエストなど体型に合わせるならコレ。

今まで着ていた服も年齢とともに合わなくなってきました。 体型もかわってきますから、仕方ありません。 体型にあった服選びについて、予約の取れないスタイリストの山本あきこさんがラジオで話されていました。 …

2018年 将棋好きにはたまらない福袋4選!

最近では、福袋といっても袋に入ったものではなくて 体験型の福袋も多くみられるようになってきました。 2017年は、藤井聡太四段の活躍やひふみんこと加藤一二三九段の キャラクターで、将棋が空前のブームに …

グリーンピース 嫌いな人でも大好きになるレシピと育て方

グリーンピースって子供のころから、シュウマイの上にのっていて、美味しくないというイメージがずっとありました。 その後も、美味しいと思ったことは一度もありませんでした。 ただ、冷凍食品のミックスベジタブ …

つぶ貝を刺身で食べるときのさばき方。内臓、食中毒に注意!

新鮮なつぶ貝をいただきました。 生きていたので、中身が外に出てきてグニャグニャしています。 こんな新鮮なつぶ貝なら、煮付けにするより刺身です。 刺身にするなら、そのまま切るだけでいいんじゃないの?って …