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ビジネスメールの書き方 件名、宛名、返信 マナーもこれで大丈夫!

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仕事や子供の学校関係など電話よりもメールが
当たり前の時代になりました。

メールでやりとりするにあたって
こんな書き方でいいのかと悩んだり
迷ったりということがあると思います。

ビジネスメールで相手に失礼のないようなメールの書き方について
中川路亜紀さんがラジオで話されていました。

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ビジネスメールの書き方 件名

例えば、○○さんと打ち合わせがしたいというメールを送りたい場合

件名:打ち合わせの件

で、送信したとします。
相手の受信箱に入っていることを想像してみましょう。

打ち合わせをたくさんしている人にとっては、
『打ち合わせの件』ということでは、
誰からどんな用件なのかがすぐにはわかりませんよね。

中を開いてみればわかりますが、開ける前に
『あっこれはアレだな』と分かった方が仕事がサクサク進みます。

わかりやすい件名の書き方

【○○】打ち合わせの件
すぐわかるキャッチを頭の部分につけておくとわかりやすいです。

例えば、【10月新発売】打ち合わせの件、【2月懇親会】打ち合わせの件
【○○企画】打ち合わせの件

他にも【訂正】【要返信】【おわび】など
【至急】 【緊急】
メールすべてにおいて至急なので
よっぽどの緊急事態の時につけるようにしましょう。
【重要】
PRメールでも重要がついてくるので、
あまりつけない方がいいです。
おまけに、どのメールも重要なのにあつかましく思われてしまいます。
【御礼】
「ありがとうございます」を件名に入れるとそれだけでは
何の事だかわかりません。
【御礼】のあとに、具体的に書くようにしましょう。
【お願い】
経理の担当者あてに、請求書、領収書お願いします と
書いてしまうと、経理担当者の方はそういうメールばかりで大変です。

【 】で最後に社名を入れたり、部署を入れたりすることで
一気にわかりやすくなります。

 

 

返信の返信の件名

同じタイトルで何度もやりとりしていると
Re:○○  となってしまいます。
この場合は、件名は変えずにそのまま続けた方がいいです。

後で検索したときに、件名をかえてしまうと
流れが追えなくなってしまいます。

同じ用件は、同じ件名が原則です。

ただし、進行していくと

件名 + (案)
件名 + (最終案)
件名 + (決定)

と変えていきましょう。
相手のメールボックスで迷惑をかけないようにしましょう。
このようにメールを送信する場合は、
相手の受信箱でどういう状況にあるかを想像することが大事です。

 

ビジネスメールの書き方 宛名

最近では、○○様を平仮名で○○さまと書く人が増えてきました。
以前であれば、これはイレギュラー。
今は親しみを込めて○○さまと平仮名で書く人が多いです。

初めての方や著名な方に親しげに○○さまと書いてしまうと
慣れ慣れしすぎます。
気心が知れてから、平仮名でのさまを書くようにしましょう。

敬称の書き方

その人を敬っている言い方には、先生 各位などがあります。
先生様、社長様、お取引各位様は、重複敬称といってマナーとしてはおかしいです。

この場合は、

□□学校 校長 ○○様

□□株式会社 △△部 課長 ○○様

と、肩書や役職を前に出して、名前を最後に書くようにしましょう。

同じ人と何度もやりとりをするようになれば
肩書を省いて、○○様と名前だけにしていってもいいです。

社名を入れるのであれば、株式会社や有限会社は
しっかり書くようにしましょう。
(株)や(有)は絶対してはいけません。

 

ビジネスメールの書き方 返信 引用

返信をする際に、いままでの履歴をそのまま自動的に
送るというソフトが多いですよね。

この返信引用を削って送る方がいますが
同じ用件に関してやりとりするなら、あった方が便利です。

返信引用を消す場合

今までやりとりしていたメンバー以外の人に
新たに送信する場合は、それまでの返信引用は
消しましょう。これはマナーです。

返信引用の使い方

返信引用の中の質問に答えたいときは
用件だけを先に引用して答えて
元の文章は下につけるようにしましょう。

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ビジネスメールの書き方 件名、宛名、返信 マナーもこれで大丈夫!
いかがでしたか。

メールを書いて送ることにばかり頭を使っていましたが
相手のメールボックスに入った後のことを想像して
メールを書くようにすると件名もかわってきますよね。

相手のことを思いやって書くようにすると、お互いにいい関係が
築いていけると思います。

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